Regulamin udzielania zamówień na roboty remontowo-budowlane

REGULAMIN

udzielania zamówień na wykonanie robót remontowo-budowlanych

w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu

 

§ 1

Niniejszy regulamin określa zasady i procedury regulujące udzielanie zamówień na roboty remontowo-budowlane, usługi lub dostawy w Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu, zachowując równość traktowania wszystkich podmiotów, jawność i przejrzystość oraz gwarantując zachowanie konkurencyjności.

§ 2

1. Zamówień na wykonanie zadań, o których mowa w § 1 niniejszego regulaminu należy udzielać w trybie:
1) zapytania ofertowego – zaproszenie do wzięcia udziału w procesie składania ofert w liczbie co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,
2) zamówienia z wolnej ręki – może być udzielone, gdy:
a) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 30.000,00 zł brutto (słownie: trzydzieści tysięcy złotych),
b) wystąpią szczególne okoliczności, których nie można było wcześniej przewidzieć, a wymagane jest natychmiastowe wykonanie prac (np. awarie),
c) w trakcie realizacji prac została stwierdzona konieczność wykonania przez tego samego wykonawcę dodatkowych robót, których nie można było przewidzieć w pierwotnej umowie, przy czym wartość robót dodatkowych nie może przekraczać 20% kwoty określonej w zamówieniu,
d) wyłonienie Wykonawcy w trybie zapytania ofertowego okazało się bezskuteczne, o czym mowa w § 17 niniejszego regulaminu.

2. Jeżeli w celu otrzymania dodatkowych form finansowania Spółdzielnia korzysta z programu, który określa procedury wymagane do wzięcia udziału w tym programie, Spółdzielnia dostosowuje swoje działania do tych procedur, tak, aby w możliwie najpełniejszy sposób skorzystać z ww. programów.

3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu zmiany trybu udzielenia zamówienia.

§ 3

1. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
1) nazwę i siedzibę Spółdzielni,
2) termin złożenia ofert,
3) przedmiot zapytania ofertowego oraz termin realizacji przedsięwzięcia,
4) wskazanie miejsca, w którym można zapoznać się z dokumentacją i szczegółowymi warunkami prac, które są przedmiotem zapytania ofertowego oraz osób, z którymi należy się kontaktować w związku z postępowaniem ofertowym,
5) wysokość wadium wraz z numerem rachunku bankowego, na który należy je wpłacić,
6) informację o dokumentach jakie mają dostarczyć dostawcy lub wykonawcy – w szczególności koncesje, zezwolenia, licencje na prowadzenie działalności w zakresie objętym zapytaniem ofertowym, a także zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub oświadczenie oferenta o nie zaleganiu w opłacaniu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem złożenia oferty oraz wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
7) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny ofert,
8) ogólne warunki umowy,
9) informację o konieczności zapoznania się oferenta z niniejszym regulaminem,
10) wzór oferty,
11) zastrzeżenie o prawie odstąpienia od postępowania ofertowego bez wyłonienia Wykonawcy i bez podania przyczyny,
12) informację, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

2. Zapytanie ofertowe może zawierać również inne elementy, w zależności od specyfikacji prac.

3. Zapytanie ofertowe można wysłać faksem, listem poleconym, pocztą kurierską, drogą elektroniczną lub osobiście złożyć u oferenta. Dowodem przekazania zapytania ofertowego jest odpowiednio: dowód nadania faksu, listu poleconego, przesyłki kurierskiej, wydruk z potwierdzeniem wysłania e-maila lub pokwitowanie odbioru przez potencjalnego oferenta. Zapytanie ofertowe należy wysłać w taki sposób, aby między datą jego wysłania, a ostatecznym terminem złożenia ofert upłynęło co najmniej 30 dni.

§ 4

Oferent, który odpowiada na zapytanie ofertowe składa pisemną ofertę na wzorze oferty otrzymanym od Spółdzielni, w którym wypełnia wszystkie wolne rubryki oraz do którego dołącza wszystkie wymagane dokumenty wraz z dowodem uiszczenia wadium.

§ 5

1. Wzór oferty zawiera w szczególności:
1) ścisłe określenie przedmiotu oferty,
2) nazwę i adres oferenta oraz datę wypełnienia wzoru oferty,
3) wysokość wynagrodzenia brutto za realizację przedsięwzięcia ofertowego,
4) oferowany okres gwarancji,
5) termin realizacji przedsięwzięcia przez oferenta,
6) oświadczenie oferenta, że zapoznał się z warunkami zapytania ofertowego i przyjmuje je bez zastrzeżeń,
7) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu ofertowym (jednostki powiązane osobowo bądź kapitałowo).

§ 6

1. Wyboru oferty dokonuje komisja powołana każdorazowo przez Dyrektora Spółdzielni, składająca się z minimum trzech pracowników Spółdzielni. Inne osoby, zaproszone do udziału w pracach komisji, mogą w nich uczestniczyć w charakterze doradczym.

2. Członkowie komisji zobowiązani są do dołożenia wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności w wyborze oferty.

§ 7

1. Oferty złożone po terminie określonym w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane.

2. Oferta nieodpowiadająca treści zapytania ofertowego lub nie spełniająca wymogów formalnych nie będzie uwzględniana przy wyborze ofert.

 § 8

1. Komisja przeprowadza szczegółową analizę ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub ustala, że żadna z ofert nie nadaje się do przyjęcia.

2. W razie wątpliwości komisja może żądać od oferentów wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów dotyczących złożonej oferty w terminie 3 dni od dnia poinformowania oferenta o zaistniałych wątpliwościach lub brakach.

§ 9

1. Z prac komisji sporządza się protokół, który obejmuje:
1) opis przedmiotu oferty,
2) nazwisko lub nazwy oferentów, do których wysłano zapytanie ofertowe oraz tych, którzy złożyli ofertę,
3) informację o spełnieniu warunków wymaganych od potencjalnych wykonawców,
4) cenę oraz inne istotne elementy ofert,
5) ocenę poszczególnych ofert i ich porównanie,
6) uzasadnienie odrzucenia ofert, jeśli takie nastąpiło,
7) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru.

§ 10

Protokół z prac, komisja przedkłada Dyrektorowi Spółdzielni, który podejmuje ostateczną decyzję o zatwierdzeniu lub unieważnieniu postępowania ofertowego.

§ 11

Przy wyborze oferty komisja kieruje się w szczególności ceną za realizację przedsięwzięcia ofertowego, terminem realizacji prac oraz okresem udzielonej gwarancji, a także innymi kryteriami odnoszącymi się do przedmiotu oferty, jak jakość, parametry techniczne i inne.

§ 12

1. Jeżeli ze względu na równorzędność ofert wybór jest utrudniony, komisja zarządza dodatkowe spotkania, do których zaprasza oferentów równorzędnych.

2. W czasie spotkań oferenci składają propozycje do protokołu, po których przeanalizowaniu komisja podejmuje decyzję ostateczną.

3. Protokół ze spotkań podpisują członkowie komisji oraz oferent, który uczestniczył
w spotkaniu.

§ 13

O wynikach postępowania ofertowego Dyrektor Spółdzielni zawiadamia oferentów na piśmie w terminie do 14 dni od zatwierdzenia jego wyników. W ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia oferentów Spółdzielnia dokonuje zwrotu wadium wszystkim oferentom, których oferty nie zostały przyjęte.

§ 14

1. Wadium oferenta, którego oferta została wybrana służy jako zabezpieczenie należytego wykonania robót, usług lub dostaw i zostaje rozliczona z końcową fakturą, chyba, że postanowienia umowy zawartej z wykonawcą stanowią inaczej.

2. W sytuacji, gdy oferent, którego oferta została wybrana odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie wadium przepada na rzecz Spółdzielni.

§ 15

1. Zarząd Spółdzielni może odstąpić od postępowania mającego na celu wybór oferty przed jego rozstrzygnięciem bez wyłonienia wykonawcy i bez podania przyczyn.

2. W sytuacji określonej w ust. 1 Spółdzielnia zwróci wadium wszystkich oferentom.

§ 16

1. Postępowanie ofertowe uważa się za nierozstrzygnięte, w sytuacji, gdy:
1) wpłynęła tylko jedna oferta, która spełnia wymogi formalne i nadaje się do przyjęcia,
2) nie doszło do wyboru oferty.

§ 17

1. W sytuacji, określonej:
1) w § 16 ustęp 1 punkt 1 niniejszego regulaminu, Spółdzielnia może ponownie złożyć zapytanie ofertowe do oferenta, którego oferta spełniała wymogi formalne i nadawała się do przyjęcia oraz do co najmniej dwóch innych oferentów, do których do tej pory nie składano zapytania ofertowego,
2) W § 16 ustęp 1 punkt 2 niniejszego regulaminu, Spółdzielnia składa zapytanie ofertowe do co najmniej 3 innych oferentów, do których do tej pory nie składano zapytania ofertowego.

2. Jeżeli w trakcie ponownego postępowania mającego na celu wybór oferty, o którym mowa w ust. 1, wpłynie tylko jedna oferta spełniająca wymogi zapytania ofertowego, Spółdzielnia może dokonać jej wyboru.

3. Jeśli, mimo dwukrotnego złożenia zapytania ofertowego, nie dojdzie do wyboru oferty, Spółdzielnia może zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki.

§ 18

1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Spółdzielnia zawiera umowę z oferentem, którego oferta została wybrana.

2. Umowa zostaje zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 19

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie będą miały przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, a także wszelkie uregulowania obowiązujące w Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu.

§ 20

1. Regulamin zatwierdzono Uchwałą nr 02/05/2018 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu z dnia 24 maja 2018 r.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Ta strona korzysta z ciasteczek (cookies). Korzystając z naszych stron bez zmiany ustawień przeglądarki będą one zapisane w pamięci urządzenia. RozumiemDowiedz się więcej