REGULAMIN
udzielania zamówień na wykonanie robót remontowo-budowlanych
w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu
§ 1
Niniejszy regulamin określa zasady i procedury regulujące udzielanie zamówień na roboty remontowo-budowlane, usługi lub dostawy w Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu, zachowując równość traktowania wszystkich podmiotów, jawność i przejrzystość oraz gwarantując zachowanie konkurencyjności.
§ 2
1. Zamówień na wykonanie zadań, o których mowa w § 1 niniejszego regulaminu należy udzielać w trybie:
1) zapytania ofertowego – zaproszenie do wzięcia udziału w procesie składania ofert w liczbie co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,
2) zamówienia z wolnej ręki – może być udzielone, gdy:
a) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 100.000,00 zł netto (słownie: sto tysięcy złotych netto 00/100),
b) wystąpią szczególne okoliczności, których nie można było wcześniej przewidzieć, a wymagane jest natychmiastowe wykonanie prac (np. awarie),
c) w trakcie realizacji prac została stwierdzona konieczność wykonania przez tego samego wykonawcę dodatkowych robót, których nie można było przewidzieć w pierwotnej umowie, przy czym wartość robót dodatkowych nie może przekraczać 20% kwoty określonej w zamówieniu,
d) wyłonienie Wykonawcy w trybie zapytania ofertowego okazało się bezskuteczne, o czym mowa w § 18 niniejszego regulaminu.
1. Jeżeli w celu otrzymania dodatkowych form finansowania Spółdzielnia korzysta z programu, który określa procedury wymagane do wzięcia udziału w tym programie, Spółdzielnia dostosowuje swoje działania do tych procedur, tak, aby w możliwie najpełniejszy sposób skorzystać z ww. programów.
2. W przypadku gdy wykonanie zadań objętych zamówieniem wiąże się z trudnościami technicznymi, organizacyjnymi, ekonomicznymi lub celowościowymi oraz wymaga zaangażowania różnych branż i specjalizacji, Spółdzielnia dopuszcza podzielenie zamówienia na części, przy czym nie może się to wiązać z nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia.
3. Zamawiający ogłasza zapytanie ofertowe, posiadając niezbędną dokumentację określającą przedmiot zamówienia i jego wartość.
4. Zamawiający może również ogłosić zapytanie ofertowe, gdy nie posiada dokumentacji, ale określi szczegółowo parametry technologiczne, techniczne, jakościowe, zakres robót oraz ustali wysokość środków finansowych będących w jego dyspozycji na realizację przedmiotu zamówienia.
§ 3
1. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
1) nazwę i siedzibę Spółdzielni,
2) termin złożenia ofert,
3) przedmiot zapytania ofertowego oraz termin realizacji przedsięwzięcia,
4) wskazanie miejsca, w którym można zapoznać się z dokumentacją i szczegółowymi warunkami prac, które są przedmiotem zapytania ofertowego oraz osób, z którymi należy się kontaktować w związku z postępowaniem ofertowym,
5) wysokość wadium wraz z numerem rachunku bankowego, na który należy je wpłacić,
a) Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
- pieniądzu,
- poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo
- kredytowej z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,
- gwarancjach bankowych,
- gwarancjach ubezpieczeniowych.
6) informację o dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy – w szczególności koncesje, zezwolenia, licencje na prowadzenie działalności w zakresie objętym zapytaniem ofertowym, a także zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub oświadczenie oferenta o nie zaleganiu w opłacaniu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem złożenia oferty oraz wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
7) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny ofert,
8) ogólne warunki umowy,
9) informację o konieczności zapoznania się oferenta z niniejszym regulaminem,
10) wzór oferty,
11) zastrzeżenie o prawie odstąpienia od postępowania ofertowego bez wyłonienia Wykonawcy i bez podania przyczyny,
12) informację, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
2. Zapytanie ofertowe może zawierać również inne elementy, w zależności od specyfikacji prac.
3. Zapytanie ofertowe można wysłać listem poleconym, pocztą kurierską, drogą elektroniczną lub osobiście złożyć u oferenta. Dowodem przekazania zapytania ofertowego jest odpowiednio: dowód nadania listu poleconego, przesyłki kurierskiej, wydruk z potwierdzeniem wysłania e-maila lub pokwitowanie odbioru przez potencjalnego oferenta. Zapytanie ofertowe należy wysłać w taki sposób, aby między datą jego wysłania, a ostatecznym terminem złożenia ofert upłynęło co najmniej 15 dni.
§ 4
1. W wyniku konieczności naniesienia poprawek bądź uzupełnień w dokumentacji ofertowej w trakcie trwania postępowania ofertowego, Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.
2. Przedłużenie terminu składania ofert dopuszczalne jest tylko przed jego upływem.
3. O przedłużeniu terminu Zamawiający powiadamia w ciągu trzech dni od stwierdzenia konieczności wprowadzenia zmian, każdego Oferenta, do którego skierował zaproszenie do wzięcia udziału w postępowaniu oraz upublicznia informację na swojej stronie internetowej, jeśli wymaga tego zastosowana procedura.
§ 5
Oferent, który odpowiada na zapytanie ofertowe składa pisemną ofertę na wzorze oferty otrzymanym od Spółdzielni, w którym wypełnia wszystkie wolne rubryki oraz do którego dołącza wszystkie wymagane dokumenty wraz z dowodem uiszczenia lub wniesienia w innej formie, wymienionej w § 3 ust 1 pkt 5 ppkt a), wadium.
§ 6
1. Wzór oferty zawiera w szczególności:
1) ścisłe określenie przedmiotu oferty,
2) nazwę i adres oferenta oraz datę wypełnienia wzoru oferty,
3) wysokość wynagrodzenia brutto za realizację przedsięwzięcia ofertowego,
4) oferowany okres gwarancji,
5) termin realizacji przedsięwzięcia przez oferenta,
6) oświadczenie oferenta, że zapoznał się z warunkami zapytania ofertowego i przyjmuje je bez zastrzeżeń,
7) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu ofertowym (jednostki powiązane osobowo bądź kapitałowo).
§ 7
1. Wyboru oferty dokonuje Komisja powołana każdorazowo przez Zarząd Spółdzielni, składająca się z minimum trzech pracowników Spółdzielni. Inne osoby, zaproszone
do udziału w pracach Komisji, mogą w nich uczestniczyć w charakterze doradczym, w tym co najmniej jeden członek Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu.
2. Członkowie Komisji zobowiązani są do dołożenia wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności w wyborze oferty.
§ 8
1. Oferty złożone po terminie określonym w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane.
2. Oferta nieodpowiadająca treści zapytania ofertowego lub nie spełniająca wymogów formalnych nie będzie uwzględniana przy wyborze ofert.
§ 9
1. Komisja przeprowadza szczegółową analizę ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub ustala, że żadna z ofert nie nadaje się do przyjęcia.
2. W razie wątpliwości Komisja może żądać od oferentów wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów dotyczących złożonej oferty w terminie 3 dni od dnia poinformowania oferenta o zaistniałych wątpliwościach lub brakach.
§ 10
1. Z prac Komisji sporządza się protokół, który obejmuje:
1) opis przedmiotu oferty,
2) nazwisko lub nazwy oferentów, do których wysłano zapytanie ofertowe oraz tych, którzy złożyli ofertę,
3) informację o spełnieniu warunków wymaganych od potencjalnych wykonawców,
4) cenę oraz inne istotne elementy ofert,
5) ocenę poszczególnych ofert i ich porównanie,
6) uzasadnienie odrzucenia ofert, jeśli takie nastąpiło,
7) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru.
§ 11
Protokół z prac, Komisja przedkłada Dyrektorowi Spółdzielni, który podejmuje ostateczną decyzję o zatwierdzeniu lub unieważnieniu postępowania ofertowego.
§ 12
Przy wyborze oferty komisja kieruje się w szczególności ceną za realizację przedsięwzięcia ofertowego, terminem realizacji prac oraz okresem udzielonej gwarancji, a także innymi kryteriami odnoszącymi się do przedmiotu oferty, jak jakość, parametry techniczne i inne.
§ 13
1. Jeżeli zostały złożone ważne oferty:
1) zawierające taką samą cenę,
2) zawierające zbliżoną cenę,
3) w których cena najkorzystniejszej oferty przekracza zaplanowane lub będące w dyspozycji środki finansowe na przedmiot zamówienia,
4) jeżeli wpłynęła tylko jedna oferta, której cena przekracza, bądź jest zbliżona do założonego budżetu Zamawiającego, dopuszcza się, aby przedstawiciele Komisji za zgodą, bądź przy udziale Dyrektora Spółdzielni przeprowadzili negocjacje z wybranymi Oferentami w celu wyboru najkorzystniejszej oferty.
2. Przedmiotem negocjacji mogą być jedynie kryteria podlegające ocenie w przedmiotowym postępowaniu ofertowym.
3. Osoby reprezentujące Oferenta podczas negocjacji zobowiązane są do przedłożenia stosownego umocowania w tym zakresie.
4. W wyniku przeprowadzonych negocjacji spisany zostanie protokół, zawierający wszelkie uzgodnienia podjęte na spotkaniu.
5. Protokół z negocjacji podpisują uczestniczący w nich członkowie Komisji oraz przedstawiciele Oferenta obecni na spotkaniu.
§ 14
O wynikach postępowania ofertowego Spółdzielnia zawiadamia oferentów na piśmie bądź drogą elektroniczną w terminie 14 dni od zatwierdzenia jego wyników. W ciągu 3 dni po podpisaniu Umowy o roboty budowlane z wybranym Oferentem Spółdzielnia dokonuje zwrotu wadium wszystkim oferentom, których oferty nie zostały wybrane, jeśli zostało ono wniesione w pieniądzu.
§ 15
1. Wadium oferenta, którego oferta została wybrana służy jako zabezpieczenie należytego wykonania robót, usług lub dostaw i zostaje rozliczona z końcową fakturą, chyba, że postanowienia umowy zawartej z wykonawcą stanowią inaczej.
2. W sytuacji, gdy oferent, którego oferta została wybrana odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie wadium przepada na rzecz Spółdzielni.
§ 16
1. Zarząd Spółdzielni może odstąpić od postępowania mającego na celu wybór oferty przed jego rozstrzygnięciem bez wyłonienia wykonawcy i bez podania przyczyn.
2. W sytuacji określonej w ust. 1 Spółdzielnia zwróci wadium wszystkim oferentom, jeśli wnieśli je w pieniądzu.
§ 17
Postępowanie jest ważne, jeżeli Komisja stwierdzi, iż wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta spełniająca wymagania dokumentacji ofertowej oraz SWZ i nie podlegająca odrzuceniu oraz, gdy postępowanie nie zostało unieważnione.
§ 18
1. Postępowanie ofertowe unieważnia się, jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty,
2) nie złożono żadnej ważnej oferty,
3) wszyscy oferenci zostali wykluczeni lub wszystkie oferty zostały odrzucone,
4) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia, w przypadku, gdy Zamawiający uzna, że nie jest w stanie zwiększyć udziału własnych środków finansowych na realizację przedmiotu zapytania ofertowego,
5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
6) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy z oferentem.
§ 19
1. W sytuacjach określonych w § 18 niniejszego regulaminu Zamawiający składa zapytanie ofertowe do co najmniej 3 innych oferentów, których pierwotnie nie zaproszono do udziału w przedmiotowym postępowaniu.
2. Jeśli mimo dwukrotnego złożenia zapytania ofertowego, nie dojdzie do wyboru oferty, Zamawiający może zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki.
§ 20
1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Spółdzielnia zawiera umowę z oferentem, którego oferta została wybrana.
2. Umowa zostaje zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 21
W przypadku odstąpienia od zawarcia umowy przez wybranego w postępowaniu Oferenta lub zerwania umowy przez Oferenta, dopuszcza się zawarcie umowy z Oferentem, którego oferta była najkorzystniejszą z pozostałych ważnych ofert złożonych w postępowaniu.
§ 22
Zamawiający przechowuje wszystkie oferty, które zostały złożone w trakcie postępowania ofertowego oraz dokumentację przeprowadzenia postępowania przez okres co najmniej 3 lat od jego zakończenia. Przez zakończenie postępowania rozumie się datę zatwierdzenia przez przedstawiciela Zarządu protokołu Komisji ofertowej.
§ 23
1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zarząd może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Odstąpienie od stosowania Regulaminu, o którym mowa w ust. 1 dokumentuje się w postaci decyzji Zarządu, zanotowanej w protokole z posiedzenia Zarządu. W decyzji Zarządu należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Decyzję Zarządu przechowuje się przez okres co najmniej do czasu zakończenia lustracji obejmującej rok sporządzenia protokołu.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
§ 24
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie będą miały przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, a także wszelkie uregulowania obowiązujące w Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu.
§ 25
1. Regulamin zatwierdzono Uchwałą nr 02/06/2023 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej w Swarzędzu z dnia 15 czerwca 2023 r.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.